A importância da Gestão de Documentos

A Gestão de Documentos é um elemento central de qualquer Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) bem estruturado e desempenha funções estratégicas. Normas como ISO 9001, ISO 22000, bem como legislações aplicáveis a setores regulados pela ANVISA, exigem que sejam mantidas informações documentadas. Esses documentos e registros funcionam como evidências objetivas da conformidade do SGQ. Os documentos geralmente são classificados em dois tipos, principalmente: Procedimentos e Registros: Procedimentos são documentos contendo planejamentos e detalhamento de atividades que devem ser realizadas, além de padronizar a realização das atividades. Os registros, por sua vez, fornecem evidências objetivas do cumprimento dos procedimentos e garantem rastreabilidade dos processos. Mas afinal, qual o papel dos documentos? Durante processo de auditorias de certificação, auditorias de cliente ou inspeções sanitárias, os documentos desempenham papeis estratégicos: a) Padronizar e formalizar processos; b) Registrar atividades realizadas; c) Evidenciar conformidade do SGQ; d) Garantir rastreabilidade das informações, produtos e processos. Além disso, a informação documentada é uma importante fonte de dados que auxiliam a alta direção de uma empresa, bem como os gestores de setores como a Qualidade, na tomada de decisões estratégicas baseadas em evidências e dados. Contudo, é essencial para o SGQ que a informação documentada seja entendida como estratégica e abordada de forma sistemática. Os documentos precisam ser suficientemente rastreáveis, contendo informações como: a) Identificação (Nome, Código); b) Responsável pela Aprovação; c) Controle de Versão; d) Histórico de Mudanças; e) Data da Aprovação/Data da Versão. Um ponto crucial é garantir a integridade das informações, isso significa prevenir alterações não autorizadas, utilização de documentos obsoletos ou inadequados e permitir a recuperação das informações pertinentes. Para isso, princípios como ALCOA são fundamentais: A – Atribuível: Possibilita rastrear a autoria ou responsabilidade. L – Legível: Possibilita recuperar a informação registrada com clareza. C – Contemporâneo: Registrados durante a realização das atividades. O – Original: Sem transcrições posteriores, mantém o documento autêntico. A – Acurado: Com informações exatas, sem erros, completos. Mas quais os impactos de uma má Gestão de Documentos? A má gestão de documentos pode representar uma fraqueza da organização, pois permite a ocorrência de falhas por falta de padronização de processo e atividades, utilização de informação equivocada ou obsoleta, ausência de dados que suportem decisões estratégicas, falta de rastreabilidade das informações além de proporcionar Não Conformidades documentais em auditorias. A Gestão de Documentos, é, portanto, muito mais que burocracia ou exigência normativa. Representa um pilar estratégico para garantir conformidade e robustez ao SGQ. Quando bem estruturada, a Gestão de Documentos previne falhas, apoia a tomada de decisões, padroniza e documenta atividades e processos, registra evidências objetivas e mantem o histórico da organização.